Организация данных

Все виды данных в системе КРАФТ разделены на несколько основных категорий: справочники, документы, регистры.

Справочники — самый распространенный вид данных в информационных системах. В системе КРАФТ более сотни различных справочников. Справочники используются для хранения часто используемой информации, например о номенклатуре товаров или список организаций-контрагентов. В системе КРАФТ справочники могут иметь простую линейную структуру или иерархическую с произвольным (неограниченным) уровнем вложенности. Во всех справочниках стандартным интерфейсом предоставляются совершенные средства для поиска, сортировки и фильтрации данных.

Документы — это наиболее объемная часть информации, которая учитывается в системе. Для документов определенны особые принципы хранения этой информации для обеспечения удобства и быстроты доступа:

1. Все документы в модулях разделяются по типам (например, Приходный Кассовый ордер и Расходный Кассовый ордер в модуле Касса). Типы документов определяются в конфигурации в модуле Мастер-сервис. Нумерация разных типов документов независима друг от друга. Однако в пределах одного типа документов их номера должны быть уникальными.

2. Нумерация внутри одного типа документа разделяется по так называемым «Отделениям». Отделения — это справочник структурных подразделений предприятия, территориально разделенных филиалов и т.п., по которым предполагается раздельный документооборот. Разделение документов между отделениями является также необходимой основой для успешного обмена информацией между разными подразделениями или филиалами предприятия.

3. Нумерация каждого типа документа разделяется по учетным периодам. Учетный период — это год. С началом нового года нумерация документов при вводе начинается снова с единицы.

4. Документы хранятся в специальных разделах учета, в которых нумерация документов — независимая. Обычно раздел учета — это отдельное юридическое лицо, по которому ведется учет в информационной системе.

Регистры — это учетные журналы, которые используются для хранения сводных финансовых (и других) показателей, например — остатки по бухгалтерским счетам. Обычно регистры бывают связаны с документами посредством определенной бизнес-логики. Например, данные в регистре товарных остатков зависят от состояния документа «Расходная накладная» (проведен/отложен). Количество регистров в системе КРАФТ оптимально для обеспечения расчета и хранения всех необходимых показателей для организации грамотного управленческого учета в фирме.

Показательно, что данные в регистрах, также как и документы, разделены по учетным периодам и разделам учета так, что например товарные остатки по одному юридическому лицу не смешиваются с товарными остатками по другому в определенном учетном периоде.

Наоборот, любые справочники никогда не зависят ни от учетных периодов, ни от разделов учета, таким образом вся информация в справочниках (при условии что мы работаем в одной БД) всегда доступна в любом разделе учета (по любому юр.лицу). Однако, дополнительно у некоторых справочников допускается разделение данных по структурным подразделениям (отделениям). Это бывает особенно важно, если речь идет о крупном холдинге с разветвленной сетью территориально распределенных филиалов. В этом случае некоторые справочники могут вестись раздельно в некоторых филиалах (например, клиентская база). Однако, в случае грамотной организации данных будет возможен взаимный обмен данными между филиалами и центральным офисом фирмы так, что в центральном офисе будет полная картина по клиентской базе всех филиалов холдинга.